tugas dan kewenangan pengurus inti

Tugas pengurus

sebagaimana  yang saya singgung  mengenai wewenang badan pendiri, maka kali ini saya akan melanjutkan tugas  pengurus yang terdiri dari Ketua, sekretaris dan bendahara.

Tugas ketua menjalankan serta bertanggung jawab terhadap apa yang menjadi mandat dari badan pendiri dan hasil rapat anggota baik program itu merupakan inisiatif anggota maupun aspirasi masyarakat.

Adapun program yang menjadi garapan sebuah organisasi terbagi menjadi 2 bagian.

Pertama : program yang memang menjadi tujuan baik visi maupun misi organisasi , ibarat sebuah system program ini adalah bagian, atau satu paket dari kittah organisasi , karena itulah sebuah organisasi mempunyai sayap  atau bidang kegiatan yang secara  berkesinambungan  dan berkelanjutan terus dijalankan di mana wewenang ketua dibagikan kepada suatu tim kerja yang kita kenal di Ikrisma sebagai divisi , (dalam organisasi kita ketua juga berfungsi sebagai kepala divisi)

Program kedua : program yang bersifat insidetil (dadakan) dalam hal ini biasanya organisasi akan membentuk sebuah kepanitiaan.

Lalu apa wewenang ketua .

Ketua bertanggung jawab terhadap program yang dipercayakan baik oleh masyarakat melalui rapat anggota maupun pendiri, agar program tersebut memenuhi target yang di inginkan.

Pada akhirnya kelak ketua memberikan laporan dalam rapat anggota dan badan pendiri.

Dalam hal ini ketua memberikan mandat kepada sekretaris untuk di buatkan langkah-langkah atau teknis kerjanya  secara detail , dan menjelaskan  kisi-kisi dalam bentuk visualisasi global dari program yang akan dijalankan.

Adapun sekretaris sendiri selain menyusun tehknis atau mekanisme suatu  pekerjaan secara detail juga membuat perhitungan pembiayaan secara logis dan realistis sesuai dengan kemampuan organisasi baik secara finansial maupun sumber daya manusia yang dimilikinya.

Susunan proposal kerja yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya di presentasikan  dalam rapat lanjutan sebagai gladi bersih sekali gus memberikan gambaran kongkrit  tehknis  suatu pekerjaan yang akan di jalankan, dalam presentasi tersebut  akan diketahui kebutuhan logistik, pembiayaan dan sdm  yang harus disiapkan .

Dan dari sisi inilah seorang sekertaris (boleh dibilang) mengendalikan sebuah organisasi , karena dari kegiatan yang langsung bersentuhan dengan masyarakat, seorang sekretaris dengan format kerja dan tema yang di usung, mampu menciptakan  bahkan merekayasa suatu program untuk membentuk imej atau penilaian masyarakat , 'bagaimana sesungguhnya organisasi itu.

Apapun sekretaris pada divisi hanyalah mendokumentasikan setiap transaksi kerja , dalam organisasi besar sekretaris di pengurus di sebut “sekjen.

Selanjutnya atas mandat ketua juga bendahara memberikan nota pencairan dana  kepada bagian keuangan.

Bendahara juga harus mengkaji  setiap program  yang akan dibiayai baik dari sisi profitnya maupun eksistensi organisasi ke depannya, yakni ‘dengan aktif memberikan masukan dari sejak wacana digulirkan sampai dengan pencairan dana.

Dalam hal ini ada ungkapan klasik untuk bendahara yaitu “mengeluarkan dana sekecil-kecilnya  untuk menghasilkan kegiatan sebanyak-banyaknya.

Ringkasnya, tim inti dalam sebuah organisasi adalah : ketua, sekretaris dan bendahara merekalah yang bekerja di kantor, karena itulah kantor di sebut sekretariat.

Saya meminta,  agar perombakan tidak hanya meng agendakan ketua dan pembina, namun juga pergantian sekretaris agar full fress , segar keseluruhan seperti yang sering kita gadang-gadang setiap wacana peremajaan, selain dalam rangka kaderisasi juga penyegaran , agar ide-ide baru dapat tumbuh.

Dalam organisasi ada sebuah ungkapan yang populer “semakin lama seseorang berkuasa semakin tidak jelas batas-batas kewenangannya.

Saya merasa, pemicu dinamika dan gesekan di Ikrisma, karena adanya tindakan yang melampui kewenangan yang saya lakukan dan tak bisa di tolelir . Agar hal tersebut tidak terjadi lagi, maka sebaiknya pergantian sekretaris juga di agendakan.

Read More

Dewan pendiri dan wewenangnya.

Dewan  pendiri dan wewenangnya.

Masih ingat koperasi yang dijalankan divisi ekonomi ?. di mana setiap anggota menyertakan  modal untuk mendirikan sebuah unit koperasi.

Modal yang kita sertakan dalam koperasi, andai dibuat surat berharga itulah yang disebut “saham, semakin maju sebuah  usaha, semakin mahal harga per lembar saham, ringkasnya pemilik saham hakikatnya adalah pemilik perusahaan, yang sahamnya banyak atau mayoritas tentu wewenangnya lebih besar, bahkan bisa memveto sebuah Keputusan.

Pemilik saham dalam sebuah perusahaan  hampir mirip dengan dewan pendiri dalam sebuah organisasi, bedanya pemilik saham dapat  gugur keanggotaannya manakala menarik seluruh modalnya, adapun dewan pendiri selamanya tetap dewan pendiri.

Disebut dewan pendiri karena usahanya dari mencetuskan sampai dengan berdirinya organisasi dan orang-orang yang terlibat dalam ke pengurusan pertama kali.

Lalu apa wewenang dewan pendiri ?

Dewan pendiri punya wewenang sebagaimana wewenang pemilik saham, oleh karena itulah perubahan akte yayasan harus disertai lembar nota hasil (walaupun formalitas) RUPS (rapat umum pemegang saham), yang dalam hal ini formalitasnya kita serahkan kepada pihak notaris.

Dewan pendiri tidak mungkin menjalankan sendiri usahanya , maka didelegasikan kepada  pengurus , yang dipercayakan pembinaannya kepada seorang pembina, pembina inilah yang mengawasi dalam operasional  sebuah organisasi.

Dengan kewenangan yang sangat dominan  ,maka badan pendiri bisa memberhentikan pengurus bahkan  pembina bilamana pengurus melakukan tindakan yang dianggap fatal, atau melanggar azas organisasi.

Ringkasnya , dalam hal operasional pembina adalah tertinggi, karena sebagai wakil dari pendiri, adapun dalam hal kebijakan dan yang menentukan arah organisasi pendirilah yang tertinggi.

Mohon maaf tidak ada maksud mengajari, apa yang saya sampaikan dalam kerangka membuka wawasan kita tentang ke organisasian.

Saya juga memperoleh pengalaman  dari aktifnya di organisasi terutama dikarang taruna , kebetulan di awal tahun 2013 seorang ikhwan membuka perusahaan jasa  , meski tidak bisa ikut menjadi pemilik saham karena ke tidakmampuan secara ekonomi, saya diberi kesempatan turut memberikan penilaian dari sisi kebutuhan struktur perusahaan tersebut.

Berorganisasi membuat kita belajar menjadi dewasa.

Gesekan dalam setiap peralihan adalah dinamika, terima dengan lapang dada.

Read More

KEPANITIAAN

Panitia adalah organisasi non permanen dikarenakan masa kerjanya yang terbatas.

Kepanitiaan biasanya dibentuk untuk sesuatu keperluan atau kegiatan yang sifatnya insidental/mendadak atau sementara.

Sebagaimana layaknya sebuah tim kerja, kepanitiaan juga terdiri dari ketua,sekretaris dan bendahara , adapun sebagai  pelaksana dibentuklah tim kerja lapangan dalam bentuk seksi-seksi sesuai kebutuhan dari acara yang akan di garap.

Kepanitiaan merupakan universitas terbuka bagi sebuah institusi /organisasi sebagai media pengkaderan bagi  semua anggotanya, karena dalam kepanitiaan yang berskala lebih kecil baik medan garapan maupun jenis pekerjaan tidak begitu membutuhkan tanggung jawab yang besar ,selain hanya kepada internal organisasi saja. (bila kepanitiaan dibentuk oleh sebuah lembaga atau institusi).

Kepanitiaan merupakan ajang uji coba bagi setiap anggota sebuah lembaga, guna mengetahui bakat dan skill/kemampuan  setiap person  yang kelak menjadi modal sebagai acuan pada saat ada regenerasi atau peremajaan pengurus.

Karena kepanitiaan mempunyai masa kerja dengan waktu yang terbatas, ketika kegiatan tersebut telah dianggap selesai , maka seperti biasa ketua panitia memberikan laporan pertanggung jawaban kepada lembaga yang membentuk atau masyarakat bila mereka  yang menginginkan adanya kepanitiaan tersebut.

Read More

DIVISI-DIVISI

Keberadaan divisi atau departemen dalam sebuah organisasi , disesuaikan dengan kebutuhan organisasi , divisi merupakan tim tim kecil yang menjadi sayap atau kaki hingga sebuah organisasi dapat berjalan ,.

Berikut ini fungsi-fungsi divisi

Sebagai sayap organisasi agar eksistensi sebuah organisasi  tetap diakui.

Sebagai mesin uang terutama divisi ekonomi yang menjadi pemasok dana agar operasional sebuah organisasi dapat tercover.

Sebagai mesin politik, karena dari divisi-divisi itulah sebuah organisasi bersentuhan langsung dengan masyarakat, baik dalam format  sosial keagamaan , Maupun profit.

Dalam organisasi kita “Ikrisma,sebagaimana yang sering saya sampaikan, eksistensi  semua divisi bersifat “OTONOM, yakni bebas menentukan kebijakan sendiri , kecuali 3 hal

Pertama : menggalang dana masyarakat tanpa koordinasi dengan induk organisasi

Kedua : menambah tenaga sopir

Ketiga : membeli unit kendaraan baru.

Namun karena keberadaan divisi-divisi  tersebut sebagai bagian dari organisasi , maka ada pos-pos tertentu yang berhak mendapat kucuran dana dari inkam yang didapat, berikut uraiannya untuk divisi Sosial.

45 % untuk perawatan

25 % untuk kegiatan sosial dan kemanusiaan

25 % untuk organisasi

5  % untuk sewa lahan

Sebagaimana layaknya sebuah tim, divisi-divisi  juga mempunyai  ketua sebagai penanggung jawab , yang kelak akan bertanggung jawab kepada ketua organisasi, dan karena otonom, maka tak semua harus dilaporkan kepada ketua atau anggota apalagi hanya bersifat teknis.

Saya ingat 2 kali mengikuti penataran ke organisasian di BF maupun karang taruna, ada semboyan “di mana ada gula di situ semut, korelasinya dengan ke organisasian “ di mana ada organisasi, di situ ada kegiatan.

Ikrisma dicetuskan dan dibentuk, tujuannya agar silaturrachim  antar sesama perantau tetap terjalin dan mudah,  dari pada harus mendatangi satu persatu  yang akhir kemudiannya berkembang menjadi sebuah wadah yang menampung berbagai aspirasi dan pendapat  sehingga berbentuk tumbuhnya keperdulian sosial terhadap sesama perantau.

Maka sebagaimana pembentukan awalnya, marilah kita kembali kepada kithah  (garis besar perjuangan) yakni “untuk menjalin silaturrachim agar lebih erat dan mudah, kita kelola organisasi ini secara kekeluargaan , tidak ada yang merasa “paling berhak, atau merasa tidak punya peran, merasa tidak punya wewenang, karena semua punya sumbangsih memajukan Ikrisma.

Pengurus dan anggota ibarat satu tubuh, bila salah satunya sakit maka yang lain akan resah, reaksi spontan itu adalah sunnatullah  karena itulah kita harus bekerja sama, bukan sama-sama bekerja.

Ingat berjamaah adalah Rachmat, makhfum mokhalafahnya , tercerai berat adalah laknat.

Read More

Program & organisasi

Program kerja & organisasi bagai dua sisi mata uang ,tidak dapat dipisahkan, bila hilang salah satunya , maka hilanglah yang lainnya.

bukan organisasi namanya kalau tidak ada karya nyata yang di hasilkan  , justru organisasi di bentuk karena sesuatu proyek besar yang di kenal dengan visi, dan dari tahapan-tahapan visi yang disebut misi itulah sebuah organisasi mendapat legitimasi atau pengakuan dari masyarakat akan existensinya.

Program kerja disusun baik karena adanya desakan masyarakat karena kebutuhan primer yang biasanya bersifat insidental maupun kebutuhan organisasi , namun yang jelas kegiatan organisasi terutama organisasi sosial seperti kita merupakan wujud layanan bagi masyarakat , baik dalam bentuk full free, maupun semi profit.

Lalu bagaimana sebuah program dapat berjalan sebagaimana yang kita harapkan ?

Wacana : wacana cukup  penting untuk memancing reaksi publik terhadap program yang akan di laksanakan,

Kedua : adanya planing/perencanaan , rancangan kerangka rencana kerja karena di situlah seting awal sebuah program , berapa person yang akan dilibatkan, anggaran belanja untuk pembiayaan , waktu dan tempat pelaksanaan, agar tercipta kerja sama yang baik dan kondusif, semua sdm harus ditempatkan sesuai skillnya.

ketiga : tentu pelaksanaan, dalam masa kerja itulah semua yang terjadi wajib ada dokumentasinya sebagai bahan evaluasi.

Terakhir : adanya evaluasi, yang terakhir itulah sering kita abaikan, padahal evaluasi bagian yang tak terpisahkan dari sebuah kegiatan, demi mengetahui tingkat keberhasilan , dan penyebab sesuatu kegagalan agar pada saat kegiatan selanjutnya menjadi modal untuk dicari solusinya.

Saya teringat ketika aktif mengajar sebagai wali kelas di TQA (ta’limul Qur,an lil awlad), ada kebijakan dari pengurus yayasan agar setiap Minggu diadakan rapat evaluasi , evaluasi mingguan, yakni  evaluasi hasil mengajar selama seminggu, dalam evaluasi tersebut , yang menjadi bahan bahasan ialah, sejauh mana tingkat keberhasilan mengajar selama seminggu, apa kendala-kendalanya, siapa saja santri yang bermasalah baik dalam pelajaran, kehadiran & ketertiban.

Semoga nanti Ikrisma mempunyai program  baru di samping program yang telah ada, apalagi kita telah mewacanakan adanya kegiatan, dengan format bantuan sosial.

Ket: semua tulisan saya tentang berbagai hal yang berkaitan dengan keorganisasian dan informasi tentang ikrisma dapat di akses di Web kita . bukan copy paste.

Read More

Apik dalam berorganisasi

Setiap kita sadar atau tidak, sukarela atau terpaksa  bisa dipastikan terlibat dalam organisasi , baik itu formal maupun non formal, adapun organisasi yang terkecil  dan  terdekat dalam lingkup keluarga kita adalah rumah tangga, di mana ketuanya adalah ayahnya , bendahara dan sekretaris adalah ibu, anggota adalah seluruh keluarganya. Dalam hal ini nabi pernah bersabda

“ anak lelaki yang tertua adalah pengganti sang ayah (al- hadits)

Anda yang bekerja di sebuah  perusahaan , adalah bagian dari organisasi profit tersebut apapun jabatan dan kedudukan anda, dan anda bertanggung jawab terhadap semua  tindakan . itu pun nabi pernah sampaikan

“setiap kamu adalah pemimpin, dan setiap kamu akan bertanggung jawab terhadap kepemimpinanmu (al-hadits).

Karena itulah tujuan (visi & misi) mutlak  dalam sebuah organisasi agar posisi kita menjadi jelas , yakni sampai di mana kita berjalan, logistik macam apa yang perlu dipersiapkan, operasional seperti apa yang meski kita lakukan, agar tidak banyak dana & energi yang terbuang.

Teringat bait syair lagu Frangky & Jane “ tinggalkan semua beban bebaskan pundakmu, arahkan kakimu hanya padaku,

Karena terkadang beban itulah menggelayuti  dan membuat berat sebuah perjalanan , TAPI INGAT beban itu bukan bekal, bukan pula denah, dan bukan pula petunjuk teknis operasional . yang bila kita buang lambat laun kita menuju kehancuran.

Organisasi ialah ,  SEKUMPULAN ORANG YANG BERSEPAKAT UNTUK SATU TUJUAN DENGAN KODE ETIK YANG DI SEPAKATI. Karena itulah sayyidina Ali KW. Berpesan, agar menata organisasi secara apik agar tujuan dapat tercapai, terlebih lagi sebuah organisasi dengan azas dasar Islam, dengan format organisasi sosial, maka bukan hanya profesionalitas yang dikedepankan namun juga etika dan norma tidak boleh di abaikan.

Semoga riak-riak kecil yang terjadi bukan karena dangkalnya hati kita, tapi karena hembusan angin yang membuat gerak resonansi , yang akan hilang saat tiba di tepian .

Read More